4.1.+Røyken+videregående+skole

=**Timeplanlegging ved Røyken videregående skole**=

Etter 4 år med timeplanlegging ved skolen har jeg kommet til en arbeidsmodell som fungerer for meg. Jeg i hovedsak alene om oppgaven, selv om deler av timeplanen (programfag på enkelte yrkesfagavdelinger) legges av andre. Jeg skisserer arbeidsmodellen min nedenfor.

I beskrivelsen av arbeidsmodellen går jeg ikke inn på timeplantekniske løsninger av konkrete problemer. Her er kun gangen i arbeidet beskrevet.

//Ari Börde Kröyer//

**Arbeidsmodell**

 * **Hva** || **Hvorfor** || **Hvordan** ||
 * Alle filer knyttet til timeplan ligger på mitt hjemmeområde på fylkesserveren || * Datasikkerhet. Dette er kritisk viktig informasjon for skolen som ikke må gå tapt. || Illustrasjon kommer... ||
 * Alle filene kopieres regelmessig til et felles område på fylkesserveren der hele skolens ledergruppe har tilgang. || * Samme årsak som over. Dette området vil til enhver tid ha en oppdatert kopi av alt som er laget/skrevet.
 * Selv om andre skulle overskrive det vil dette bli rettet opp hver gang jeg overfører filene med mine siste oppdateringer. || Jeg har laget en liten skriptfil (batch fil) som kopierer innholdet i de aktuelle katalogene i sin helhet over til et speil av disse katalogene på ledelsens fellesområde på serveren. Dette skriptet kjører jeg på slutten av hver arbeidsøkt. ||
 * Timeplanleggingen deler jeg i 3 hovedfaser med mange underliggende trinn. || Timeplanlegging er en stor og innfløkt oppgave. Best resultat oppås gjennom å bryte dette ned i mange mindre oppgaver/trinn. Når problemer oppstår er det da enkelt å gå tilbake et eller flere trinn og "starte på en ny gren" uten å måtte omgjøre ting trinn for trinn ut fra egen hukommelse. || Faseinndelingen er slik:
 * 1) Forberedelser
 * 2) Utarbeidelse av første timeplanversjon
 * 3) Vedlikehold og endringer gjennom året.

Hver fase beskrives nærmere nedenfor. ||
 * * Forberedelsesfasen || Skilles ut fra resten fordi det ikke foregår noen konkret timeplanlegging i denne fasen. Denne fasen tar utgangspunkt i en ferdig fag- og timefordeling. || Følgende oppgaver hører til denne fasen:
 * Klargjøre en timeplanfil der alle grunndata (klasser, fag, lærere, rom, evt. elever, skolerute) legges inn.
 * Gå gjennom hovedutfordringene for kommende års timeplan og velge en strategi (les rekkefølge) for arbeidsoppgavene. Nedfelles i et kort strategidokument.
 * Innhente informasjon fra alle avdelinger og drøfte viktige prioriteringer i ledergruppe, med lærere og med lærerorganisasjoner. Enes om hva som skal prioriteres og i hvilken rekkefølge. Nedfelles i et eget dokument. ||
 * * Timeplanleggingsfasen || Hovedjobben ligger her. || Arbeidsgang i denne fasen:
 * Legge inn de valgte prioriteringene i grunndatafila ved å benytte verktøyene i programmet (tidsønske på lærer/klasse/fag/rom, romkjeder, koblinger, aktivitetsgrupper med mye mer...)
 * Følge strategien som er lagt opp. Denne beskriver hva som skal legges manuelt og hva som skal gjøres gjennom optimering, samt i hvilken rekkefølge.
 * Hver avsluttede oppgave utløser lagring av timeplanfila og omdøping med nytt versjonsnummer. Dermed er det enkelt å gå tilbake til trinnet før ved behov. Av denne grunn gjøres dette hyppig og selv etter mindre endringer. ||
 * * Vedlikehold og endringer gjennom året. || Løpende vedlikehold og endringer skilles fra tidligere versjoner av timeplanen. Dette muliggjør å gå tilbake i historikken når endringer skjer underveis i skoleåret. || Arbeidsgang i denne fasen:
 * Det skilles mellom aktiv timeplanversjon og arbeidsversjon. Førstnevnte legges ut til brukerne. Sistnevnte er kun for timeplanlegger og utgjør dermed en mellomversjon mellom "ofisielle" versjoner.
 * Skillet synliggjøres med versjonsnummer: Partall = ofisiell versjon, oddetall = arbeidsversjon.
 * Hver nye ofisielle versjon publiseres på samtlige steder der timeplanen er publisert ved skolen. ||
 * Publisering av timeplanen || Brukerne må lett kunne slå opp timeplanen. Dersom den foreligger flere steder må det være samsvar alle plasser, så langt overhodet mulig. Manglende samsvar er kilde til kollisjoner, forvirring, misnøye og undergraver tilliten til timeplanen. || Ved Røyken vgs har vi valgt å publisere timeplanen kun 2 plasser:
 * 1) På IST Rom og Ressurs, dvs på vår nettside,
 * 2) I klasserommene, der vi slår opp en A4 utskrift av romtimeplanen i en plastlomme på tavla.

Punkt 2 gjøres hovedsakelig av hensyn til at den enkelte lærer lett skal kunne se om hans/hennes time er dagens siste, fordi stoler da skal settes opp på bordene før elevene går. ||
 * Loggføring || Avgjørende viktig for å holde oversikten. Letter arbeidet betydeliig når man støter på vanskeligheter og må "gå noen skritt tilbake". Dokumenterer strategier som ikke løste problemet, osv.

Loggføring skjer __fortløpende gjennom hele prosessen__. || En loggfil for forberedelsesfasen. Ny loggfil for de to neste fasene. (Kan også deles i to.) Maler for disse filene finner du HER.

Følgende informasjon er dokumentert på hver linje i loggfila, i stikkordsform og omvendt kronologisk:
 * Oppgave som skal løses
 * Resultat (med eventuelle komentarer)
 * Navn på timeplanfila
 * Bekreftelse på at backup er tatt (se øverst).

Loggfila inneholder også en beskrivelse av systemet for benevning av timeplanfilene og deres beliggenhet i filarkivet, både på timeplanleggers arbeidsområde og på ledelsens fellesområde på serveren.

Nye oppgaver føres inn i loggfila før de er gjort, og utgjør derved en arbeidsliste. Hver oppgave sjekkes ut etter hvert. ||
 * Evaluering av første 100% ferdige timeplan || Dokumenterer hva som har blitt oppnådd sammenlignet med hva man satset på. || Her lages en tabell med samtlige prioriteringer fra alle avdelinger. Tabellen inneholder kolonner for å krysse av for om timeplanen tilfredsstiller kriteriet:
 * Ja | Delvis | Nei
 * Kommentar

Resultatet kan så presenteres i aktuelle fora. ||